Intranet w firmie – co to jest i jak działa?

Jednym z najważniejszych aspektów pozwalających na efektywne działanie firmy, w każdym w zasadzie segmencie rynkowym, jest sprawna komunikacja wewnętrzna. Istnieje kilka dostępnych systemów, narzędzi komunikacyjnych pomocnych w biznesowej komunikacji. Jednym z najbardziej popularnych i powszechnie wykorzystywanych w procesach biznesowych narzędziem jest Intranet. Mimo dobrodziejstwa Internetu, komunikatorów czy mediów społecznościowych, wszystkie analizy potwierdzają – Intranet rządzi.

Intranet – co to jest?

W wielkim skrócie, Intranet to wewnętrzna sieć komputerowa integrująca komputery w obrębie danego przedsiębiorstwa. Inne definicje określają Intranet jako sieć lokalną, dostępną z poziomu przeglądarki internetowej, (Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome) służącą do sprawnej, bieżącej komunikacji pomiędzy określoną liczbą użytkowników. Użycie przeglądarki internetowej nie musi być równoznaczne z koniecznością wykorzystania Internetu. Na pewno niezbędny jest dedykowany serwer i sieć LAN. Po skonfigurowaniu sieci i urządzeń, firma może korzystać z obszernych zasobów, takich jak: strony www, poczta elektroniczna, dedykowane serwisy firmowe. Specyfiką Intranetu jest to, że z  jego funkcjonalności mogą korzystać tylko i wyłącznie osoby upoważnione. Dla przykładu: pracownicy etatowi, zarząd firmy czy freelancerzy współpracujący w modelu zdalnym. Wszystko dlatego, że współczesna technologia pozwala na bezproblemowe korzystanie z Intranetu także spoza siedziby firmy, z dowolnego miejsca na świecie. Bezpiecznie i niezawodnie, w zależności oczywiście od dedykowanej sieci, infrastruktury.

Jak działa intranet w firmie?

Intranet pozwala na stworzenie zintegrowanego systemu komunikacji w firmie w oparciu o zastaw różnorodnych narzędzi internetowych. Dzięki otwartej architekturze możliwa jest integracja z takimi systemami, jak: system emailingowy, newsletter, streaming videokonferencji, firmowy komunikator. Wdrożenie Intranetu przynosi sporo wymiernych korzyści: redukcja kosztów (dokumenty, biuletyny,  materiały szkoleniowe), usprawnienie komunikacji oraz procesu zarządzania zasobami. To także przechowywanie w jednym miejscu informacji, dokumentów. Intranet firmowy umożliwia łatwy i szybki dostęp do informacji (i co za tym idzie – oszczędność czasu), budowanie kultury organizacyjnej. Intranet pozwala na korzystanie w czasie rzeczywistym z takich  elementów procesu biznesowego, jak: system obsługi klienta, dostępne CRMy, systemy księgowe, systemy logistyczne. Inne korzyści, według serwisu Aptus.pl, to między innymi: niskie koszty wdrożenia, skuteczne i proste zarządzanie informacją: kontrola obiegu i treści informacji oraz udostępnianie określonych danych wszystkim zatrudnionym lub tylko wybranej grupie ludzi.

Zalety intranetu w firmie

Intranet umożliwia bieżące monitorowanie realizacji zadań przez poszczególne osoby i działy, dzięki czemu zawsze wiadomo, na jakim etapie jest projekt, które elementy trzeba ewentualnie zmodyfikować. W przeciwieństwie do zewnętrznego Internetu, sieć Intranet jest mniej podatna na wirusy, dużo łatwiej ją zabezpieczyć, wykorzystywać w działaniach łącza szyfrowane. Warto jeszcze wspomnieć o często pomijanym aspekcie – Intranet działa w obrębie jednej firmy. Jest z reguły dedykowanym, brandowanym narzędziem. Buduje więc poczucie jedności i pewnej lojalności firmowej.